Vous arrive-t-il de douter intérieurement de la pertinence ou de l’utilité des rencontres individuelles que vous tenez avec vos employés? Bien que ces rencontres soient généralement considérées comme importantes, réussissez-vous à en tirer le maximum, tant pour vous que pour vos employés?
En fait, les meilleures rencontres individuelles ont lieu lorsqu’une intention cruciale est présente : le dialogue. Cela dit, il ne s’agit pas d’avoir une conversation à bâtons rompus! Pour mieux développer, d’une part, le potentiel de chacun des membres de votre équipe et, d’autre part, votre rôle de coach comme gestionnaire, il existe un truc essentiel : positionner la rencontre individuelle comme étant au service de l’employé.
Afin d’avoir les rencontres les plus fructueuses possibles et de maintenir une conversation de qualité – ce qui a une grande influence sur la performance individuelle – il y a quelques étapes à respecter.
Êtes-vous prêts à faire passer vos rencontres individuelles au niveau supérieur?
PREMIÈRE ÉTAPE : SE METTRE DANS LE BON ÉTAT D’ESPRIT
Être distrait par d’autres tâches, dérangé par d’autres personnes ou préoccupé par d’autres questions ne nous dispose jamais à une bonne écoute. Avant de commencer la rencontre, assurez-vous d’être entièrement disponible pour la discussion. En termes pratiques, ceci peut vouloir dire de :
- Vous assurer d’avoir bloqué la plage horaire à votre agenda, afin de signifier aux autres que vous êtes bel et bien occupé.
- Noter ce qui vous préoccupe (tel que les urgences de la journée) afin d’être en mesure d’y revenir plus tard et de libérer votre esprit.
- Laisser votre téléphone de côté et mettre les notifications de message en mode silencieux pour ne pas vous laisser interrompre.
- Préparer en amont les points que vous souhaitez aborder durant la rencontre et demander à votre employé de faire de même.
DEUXIÈME ÉTAPE : PRENDRE LE TEMPS DE FAIRE UN « CHECK-IN »
La discussion sera toujours plus fructueuse en ayant une meilleure idée de ce qui habite l’autre au moment de la rencontre. En prenant le temps de s’intéresser à l’autre, on établit des bases de confiance essentielles à une discussion de qualité. C’est également le moment de s’entendre sur les objectifs de la rencontre. Prévoyez donc un moment pour :
- Demander des nouvelles de l’autre, de sa famille s’il y a lieu, de son niveau de stress, etc.
- Vous enquérir de ce que l’autre souhaite obtenir de cette rencontre, de façon tangible.
TROISIÈME ÉTAPE: LAISSER LA PLACE À L’EMPLOYÉ
Avant d’aborder vos propres points, laissez toute la place à ceux de votre employé. Qu’est-ce qui le préoccupe? Quels sujets sont importants, maintenant, pour votre employé?
Il se peut que votre employé ait du mal à s’ouvrir. Si c’est le cas, utilisez des questions ouvertes pour initier la discussion, puis mettez-vous entièrement en mode écoute. Par exemple:
- Quels sont les éléments les plus importants dont tu aimerais discuter dans la rencontre d’aujourd’hui?
- Quelles sont les zones de ton travail qui auraient besoin de clarifications?
- Quels sont les défis les plus significatifs auxquels tu fais face en ce moment?
- Qu’est-ce qui pourrait t’aider à mieux réaliser certaines tâches?
QUATRIÈME ÉTAPE: À VOUS LA PAROLE
Une fois que vous avez laissé l’employé exprimer ce qui l’habite et les points qui lui importent, c’est à vous d’aborder les points que vous aurez préparés préalablement et de fournir à l’employé une rétroaction sur son travail.
Rappelez-vous que vous jouez ici un rôle de coach, alors inspirez-vous de cette approche pour formuler ce que vous voulez transmettre à l’employé :
- J’ai de l’information qui devrait être pertinente pour toi…
- Il y a quelque chose que j’ai observé et dont je voudrais te faire part. J’aimerais entendre ton point de vue…
- Je tiens à reconnaître ton travail par rapport à…
- Il y a des éléments sur lesquels j’aimerais attirer ton attention…
- J’aimerais savoir comment mieux te soutenir pour...
DERNIÈRE ÉTAPE: DRESSER UN PLAN D’ACTION
Après avoir échangé de l’information de part et d’autre, le but de la rencontre individuelle n’est pas encore complètement atteint. Il reste une étape importante : s’entendre sur un plan d’action qui tiendra compte de vos engagements respectifs et qui pavera la voie pour une rétroaction future. Posez-vous les questions suivantes:
- Quels sont les engagements auxquels vous vous attendez de la part de l’employé?
- Sur quoi vous engagez-vous?
- Dans quels délais?
Parfois, la compréhension que l’on a du plan d’action établi lors de la rencontre peut différer de celle de l’employé. Une bonne façon d’ancrer le tout est de demander à l’employé, au besoin, de récapituler le plan d’action par courriel. Vous aurez ainsi tous deux une référence écrite et une compréhension commune de ces engagements!
Pour aller plus loin, consultez les guides Conment avoir de bonnes rencontres individuelles? que vous trouverez ici: https://www.boostalab.com/guide/rencontres-individuelles/ et 3 techniques pour développer des réflexes de gestionnaire-coach que vous trouverez ici : https://www.boostalab.com/guide/techniques-developper-reflexes-gestionnaire-coach/
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Article rédigé par Fabienne Marier, collaboratrice Boostalab